Politique de protection des données personnelles (RGPD)

1. Introduction

Le Règlement (UE) 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), est entré en application le 25 mai 2018 au sein de l'Union européenne. Il a pour objectif d'assurer une protection renforcée des données à caractère personnel et d'harmoniser les règles en matière de confidentialité.

IN4MATIX S.A. attache une importance particulière à la protection de la vie privée et s'engage à traiter les données personnelles dans le respect des principes de légalité, loyauté, transparence et sécurité.

La présente politique a pour objet de vous informer de manière claire sur la manière dont vos données personnelles sont collectées, utilisées et protégées.

2. Données collectées

IN4MATIX S.A. collecte uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture de ses services. Ces données peuvent être collectées :

• directement auprès de vous ;
• indirectement via des partenaires ou tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de nos prestations.

a) Données relatives aux personnes physiques

• Nom et prénom
• Adresse postale et électronique
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Nationalité

b) Données relatives aux personnes morales

• Dénomination sociale
• Adresse du siège social
• Coordonnées de contact
• Nom et coordonnées des représentants

c) Autres données

• Informations professionnelles (secteur d'activité)
• Données comptables et financières nécessaires à la prestation

3. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées exclusivement dans les finalités suivantes :

Fourniture de services

Permettre la bonne exécution des prestations demandées et proposer des solutions adaptées à vos besoins.

Communication

Assurer le suivi de la relation client et répondre à vos demandes (email, téléphone, etc.).

Gestion administrative et légale

• Établissement de devis et factures
• Gestion comptable
• Respect des obligations légales et réglementaires

4. Base légale du traitement

Les traitements réalisés par IN4MATIX S.A. reposent sur :

• l'exécution d'un contrat ;
• le respect d'obligations légales ;
• l'intérêt légitime de la société ;
• et, le cas échéant, votre consentement.

5. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès — obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification — faire corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») — demander la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD
• Droit à la limitation du traitement — obtenir la restriction du traitement dans certaines circonstances
• Droit d'opposition — vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes
• Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée — ne pas être soumis à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé
• Droit à l'information en cas de violation de données — être informé en cas de violation susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés

6. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire :

• à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
• au respect des obligations légales, notamment comptables et fiscales.

À titre indicatif, les durées de conservation suivantes s'appliquent conformément à la législation luxembourgeoise :

• Documents comptables et fiscaux : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné
• Contrats et pièces contractuelles : 10 ans après la fin de la relation contractuelle
• Données de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact

Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

7. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

8. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser une demande :

• Par email : contact@in4matix.lu
• Par courrier :

Votre demande devra être accompagnée d'un justificatif d'identité et préciser :

• votre identité ;
• l'objet de votre demande ;
• le droit que vous souhaitez exercer.

IN4MATIX S.A. s'engage à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception, conformément à l'article 12 du RGPD.

9. Sécurité des données

IN4MATIX S.A. met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité de vos données personnelles.

10. Externalisation des services comptables (outsourcing)

Dans le cadre de ses activités, IN4MATIX S.A. peut recourir à des prestations d'externalisation, notamment via sa société affiliée IN4MATIX SARL, basée en Tunisie.

Dans ce contexte, le client est informé et accepte que certaines opérations de traitement de données puissent être réalisées par des collaborateurs situés en Tunisie.

IN4MATIX S.A. garantit que :

• les collaborateurs intervenant depuis la Tunisie accèdent aux données exclusivement à distance, via des connexions sécurisées ;
• les données à caractère personnel demeurent hébergées et stockées sur des serveurs localisés au sein de l'Union européenne ;
• aucun transfert ni stockage de données en dehors de l'Union européenne n'est effectué ;
• des mesures strictes de sécurité, tant techniques qu'organisationnelles, sont mises en œuvre afin de garantir la confidentialité des informations traitées.

Par ailleurs, IN4MATIX S.A. impose à ses collaborateurs des règles de sécurité strictes, notamment :

• l'absence de conservation locale des données ;
• l'interdiction de reproduction, extraction ou transmission non autorisée des informations ;
• le respect de procédures internes garantissant qu'aucun document ou support contenant des données ne peut être introduit ou extrait des locaux.

Le client s'engage à informer ses propres parties prenantes (salariés, clients, partenaires) de cette organisation, conformément aux exigences du RGPD.

11. Cookies et traceurs

Le site www.in4matix.lu utilise des cookies afin d'améliorer votre expérience de navigation, de mesurer l'audience du site et de personnaliser les contenus proposés.

Lors de votre première visite, un bandeau vous informe de l'utilisation de cookies et vous permet d'accepter, de refuser ou de personnaliser vos préférences. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via les paramètres de votre navigateur.

Pour en savoir plus sur les cookies utilisés et la gestion de vos préférences, veuillez consulter notre politique de cookies accessible depuis le bandeau de consentement du site.

12. Modification de la politique

La présente politique peut être mise à jour à tout moment afin de refléter les évolutions légales ou les pratiques de la société. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

13. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente au Luxembourg :